Datenschutzerklärung

PedirDocumentos.pt ist eine Technologieplattform für den automatisierten Abruf amtlicher portugiesischer Dokumente, einschließlich Dokumenten oder Zahlungsdaten von Autoridade Tributária, Segurança Social Direta, Banco de Portugal und Registo Predial Online/IRN.

Verantwortlicher für die eigenen Plattformdaten ist:

• Unternehmen: Além do Código, Lda.
• NIPC/NIF: 518014088
• Sitz: Rua Dom Francisco Gomes, n.º 4, 1.º A, 8000-306 Faro, Portugal
• E-Mail: geral@pedirdocumentos.pt
• Telefon: +351 967 015 157

Die Plattform verarbeitet Daten in zwei Kontexten mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten:

• Registrierte Nutzer und Unternehmen: wenn ein Unternehmen ein Konto erstellt, Guthaben kauft, Support anfordert, die Kontaktseite nutzt oder seine Organisation verwaltet, verarbeitet Além do Código diese Konto- und Betriebsdaten als Verantwortlicher.
• Endkunden und Abrufe: wenn ein Unternehmen Kunden im Dashboard anlegt oder einen Abruflink sendet, bestimmt es den Zweck und die Nutzung der Daten und Dokumente. PedirDocumentos verarbeitet diese als technischer Auftragsverarbeiter auf Anweisung des Unternehmens.

Wenn ein Unternehmen oder Fachanwender ein Konto erstellt oder die Plattform nutzt, können wir Folgendes verarbeiten:

• Name, E-Mail, Telefon, verschlüsseltes Passwort und Authentifizierungskennungen;
• NIF/NIPC, Organisationsname, berufliche Tätigkeit, Anschrift, Stadt, Postleitzahl und Rechnungs-E-Mail;
• Daten der Mitarbeiter oder der Organisation zugeordneten Nutzer;
• Kontakt- und Supportanfragen einschließlich Name, E-Mail, Grund, Nachricht und zugehöriger Kommunikation;
• Kontonutzungsverlauf, Guthaben, Zahlungen, Rechnungen, Support und Organisationseinstellungen;
• technische Daten wie IP-Adresse, Sicherheitsprotokolle, Authentifizierungsereignisse, Gerät, Browser und Zeitstempel.

Wenn ein Unternehmen Kunden im Dashboard anlegt oder ein Endkunde dessen Abruflink öffnet, verarbeiten wir nur die zur Durchführung der Anfrage erforderlichen Daten:

• Name, E-Mail, Telefon, Notizen und minimale Kunden- oder Anfragedaten, sofern vom Unternehmen bereitgestellt;
• angeforderte Dokumente und Abrufstatus;
• NIF, NISS, Zugangsdaten amtlicher Portale und erforderliche 2FA-/SMS-/E-Mail-Codes;
• erforderliche Immobilien- und Antragstellerdaten sowie Zahlungsreferenzen für Registo Predial Online/IRN;
• abgerufene Dokumente, PDF-Dateien, Metadaten, Dateiname, Größe, Dokumentenart und Zeitstempel;
• technische Daten für Sicherheit, Missbrauchsschutz und Dienstbetrieb.

Für Sicherheit, Diagnose und Vermeidung von Portalsperren können wir technische Abrufprotokolle verarbeiten, etwa Abruf- und Verarbeitungskennung, Portal, Versuchstatus und Fehlerart. Diese enthalten weder Passwort noch eingegebene Zugangsdaten und erfordern keine NIF-basierte Kennung.

Wir verarbeiten Daten für folgende Zwecke:

• Kontoverwaltung und Plattformbereitstellung: Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen.
• Dokumentenabruf auf Unternehmensanfrage: Anweisung des verantwortlichen Unternehmens und im Abrufformular angegebene Genehmigung oder Vollmacht.
• Zahlungen, Guthaben und Abrechnung: Vertragserfüllung sowie steuerliche und buchhalterische Pflichten.
• Sicherheit, Betrugs- und Missbrauchsschutz: berechtigtes Interesse und Pflicht zum Schutz von Systemen und Daten.
• Support, Kommunikation und Betriebsverbesserung: vorvertragliche Maßnahmen, Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Kontaktanfragen, Unterstützung und einem zuverlässigen Dienst.
• Rechtserfüllung und Behördenanfragen: gesetzliche Pflicht, soweit anwendbar.

Wenn PedirDocumentos als technischer Auftragsverarbeiter handelt, muss das anfordernde Unternehmen eine geeignete Rechtsgrundlage für Anforderung, Empfang und Nutzung der Kundendokumente sicherstellen.

• Zugangsdaten amtlicher Portale und 2FA-Codes: automatische Löschung bei Erfolg, Fehlschlag oder Abbruch des Vorgangs.
• Konto- und Organisationsdaten: Speicherung während der aktiven Kontolaufzeit und solange dies für gesetzliche Pflichten oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.
• Kontakt- und Supportanfragen: Speicherung, solange dies für Antwort, Nutzerbeziehung und Rechtsschutz erforderlich ist, sofern keine gesetzliche Pflicht oder berechtigter Bedarf eine längere Frist verlangt.
• Kunden, Abrufe und Dokumente: Speicherung im Unternehmenskonto bis zur Löschung durch Unternehmen oder Nutzer oder zur Kontoschließung, sofern keine gesetzliche Pflicht oder gültige abweichende Anweisung besteht.
• Zahlungen, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: Speicherung für die jeweils geltenden gesetzlichen Fristen.
• Technische und Sicherheitsprotokolle: Speicherung, solange dies für Sicherheit, Prüfung, Diagnose und Missbrauchsschutz erforderlich ist.
• Technische Anmelde- und Fehlerprotokolle: Speicherung nur für Sicherheit, Prüfung, Diagnose und Vermeidung von Portalsperren erforderliche Zeit, in der Regel kurz.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben Daten nur soweit erforderlich weiter:

• An das anfordernde Unternehmen: Dokumente, Anfragestatus und erforderliche Metadaten.
• An amtliche Portale: Daten und Zugangsdaten für Anmeldung und Abruf der angeforderten Dokumente.
• An Infrastrukturanbieter: Dienste wie Supabase, Vercel, Railway, Stripe und andere technische Anbieter für Betrieb, Hosting, Authentifizierung, Speicherung, Zahlungen, Protokolle und Sicherheit.
• An Behörden oder Gerichte: bei gesetzlicher Pflicht oder gültiger Anordnung.

Auftragsverarbeiter werden nach angemessenen Sicherheits- und Datenschutzgarantien ausgewählt und nur für erforderliche Dienstzwecke eingesetzt.

Einige Technologieanbieter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Dann nutzen wir DSGVO-Mechanismen wie Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und gegebenenfalls ergänzende Maßnahmen.

Wir wenden risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen an, darunter:

• TLS-geschützte Kommunikation;
• Verschlüsselung temporärer Zugangsdaten während der Verarbeitung;
• automatische Löschung temporärer Zugangsdaten und Codes bei Abschluss;
• Trennung nach Organisation und Zugangsrichtlinien;
• Berechtigungskontrolle, Betriebsüberwachung und Sicherheitsprotokolle;
• signierte Download-URLs mit begrenzter Gültigkeit, soweit anwendbar.

Nach DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie eine Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung darauf beruht.

Für Konto- und Betriebsdaten der Plattform kontaktieren Sie geral@pedirdocumentos.pt.

Bei Dokumenten oder Anfragen eines Unternehmens müssen Sie sich möglicherweise direkt an dieses wenden. Kontaktieren Sie PedirDocumentos, können wir unterstützen oder die Anfrage an das verantwortliche Unternehmen weiterleiten, da dieses die Dokumentennutzung und Kundenbeziehung verantwortet.

Sie können bei der CNPD Beschwerde einreichen unter www.cnpd.pt.

Wir verwenden notwendige Cookies und ähnliche Technologien für Betrieb, Authentifizierung, Sicherheit, Sitzungen, Missbrauchsschutz und wesentliche Einstellungen, einschließlich der Anzeige des Cookie-Hinweises.

Derzeit nutzen wir keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies. Bei Einführung nicht notwendiger Cookies erfolgen vorherige Information und gesetzlich erforderliche Einwilligung.

Die Plattform ist nicht für die direkte Nutzung durch Minderjährige vorgesehen. Unternehmen und Nutzer dürfen ohne Berechtigung, Genehmigung oder geeignete Rechtsgrundlage keine Daten anfordern, eingeben oder verarbeiten.

Diese Erklärung kann aufgrund rechtlicher, technischer oder betrieblicher Änderungen aktualisiert werden. Die gültige Fassung ist stets hier verfügbar. Wesentliche Änderungen können registrierten Nutzern auf angemessene Weise mitgeteilt werden.

• Unternehmen: Além do Código, Lda. (NIPC 518014088)
• E-Mail: geral@pedirdocumentos.pt
• Telefon: +351 967 015 157
• Anschrift: Rua Dom Francisco Gomes, n.º 4, 1.º A, 8000-306 Faro, Portugal

Die Assistentin ist optional. Wir senden Ihren Text, bis zu zehn vorherige Nachrichten, Kennungen ausgewählter Dokumente und Codes der aktuellen öffentlichen Seite an OpenAI. Bei einem Leitfaden auch den Dokumententyp aus dem Katalog. Wir verknüpfen das Gespräch nicht mit Kontakten, Konten oder Abrufanfragen und fügen Formularfelder, abgerufene Dokumente oder Portalzugangsdaten nicht automatisch hinzu. Vollständige Seitenadressen, Parameter oder Tokens senden wir nicht. Die Website ist ohne Chat nutzbar.

Wir speichern akzeptierte Fragen, von Júlia erzeugte Antworten und den Status möglicher Fehler auf dem Server, zusammen mit Sprache, geprüftem öffentlichen Seitenpfad und Zeitangaben. Nachrichten werden mit einer zufälligen Kennung dieses Tabs gruppiert, ohne Verknüpfung zu Ihrer IP, Ihren Kontaktdaten, Ihrem Konto oder Ihrer Abrufanfrage. Die Einträge stehen ab Gesprächsbeginn 30 Tage lang zur Prüfung bereit. Danach sind sie nicht mehr verfügbar; eine tägliche Aufgabe löscht Einträge, deren Frist abgelaufen ist. Wir erfassen außerdem die gesendeten Antwortoptionen und, wenn der Browser diese Angaben übermittelt, wie viele Schaltflächen er angezeigt hat und ob die Antwort eingegeben, per Schaltfläche ausgewählt oder über einen Schnellzugriff gesendet wurde. Diese Information belegt nicht, dass die Optionen gesehen oder gelesen wurden. Wir speichern auch die Kennungen der vorgeschlagenen Dokumente, die Angabe, ob Dokumente hinzugefügt oder entfernt werden oder die Auswahl ersetzt werden soll, und die vorgeschlagenen Aktionen. Wenn der Browser diese Informationen meldet, erfassen wir, ob der Vorschlag angezeigt wurde, die Anzahl der angezeigten Dokumente und Aktionen, die zur Auswahl bestätigten Dokumente und die gemeldete daraus entstandene Auswahl mit den jeweiligen Zeitangaben. Diese Aufzeichnungen erteilen keine Erlaubnis zum Abruf von Dokumenten oder zu Zahlungen.

Vor dem Speichern filtert der Server offensichtliche personenbezogene Daten. Namen, Adressen oder andere frei eingegebene Daten können unentdeckt bleiben: Der Filter garantiert keine vollständige Anonymität. Teilen Sie keine persönlichen Daten, Passwörter oder Codes. Nur Personen mit besonderen Berechtigungen haben Zugriff auf die Einträge.

Wir nutzen diese Einträge, um Fragen zu prüfen und die Hilfe zu verbessern. Die verantwortliche Person kann auf eigenen Wunsch KI-Werkzeuge wie Codex einsetzen, um die gespeicherten gefilterten Nachrichten zu lesen. Diese Prüfung erfolgt nicht automatisch, und wir nutzen die Einträge nicht zum automatischen Modelltraining.

Das sichtbare Gespräch bleibt im Browserspeicher und verschwindet beim Neuladen, Verlassen des öffentlichen Bereichs oder Schließen des Tabs. Dies löscht keine Servereinträge; für sie gelten die genannte Prüffrist und die tägliche Löschung. OpenAI kann nach den Kontobedingungen Sicherheitsprotokolle aufbewahren.

Zur Katalogverbesserung speichern wir den allgemeinen Namen fehlender Dokumente, Zweck, Sprache und Datum ohne Verbindung zu Anfrage oder Kontaktdaten. Eine tägliche Aufgabe löscht diese Einträge nach 30 Tagen. Nutzungslimits verwenden aus der IP mit geheimem Hash abgeleitete Kennungen gegen Missbrauch.

Der Assistent kann Fehler machen. Prüfen Sie Vorschläge und die Anforderungen des Empfängers. Das Hinzufügen genehmigt weder Abruf noch Zahlung.

Der Browser merkt sich, dass Júlia sich bereits vorgestellt hat, damit sich der Chat nicht erneut automatisch öffnet. Diese Einstellung enthält keine Unterhaltung und kann durch Löschen der Website-Daten entfernt werden.