Politique de confidentialité pour les particuliers

Pour ce service direct aux particuliers, le responsable du traitement est Além do Código, Lda., opérateur de PedirDocumentos.pt, NIPC 518014088, dont le siège social est situé Rua Dom Francisco Gomes, n.º 4, 1.º A, 8000-306 Faro, Portugal.

Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez geral@pedirdocumentos.pt.

• le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone mobile et les données de facturation que vous fournissez ;
• les documents sélectionnés, l’état de la demande, les documents obtenus et les métadonnées techniques associées ;
• le NIF, le NISS, les identifiants des portails officiels et les codes de vérification, uniquement lorsqu’ils sont nécessaires à la collecte que vous avez autorisée ;
• les données de paiement et de facturation. Les données complètes de la carte sont traitées par le prestataire de paiement, et non par PedirDocumentos.pt ;
• les données techniques et de sécurité, telles que les horodatages, l’adresse IP traitée pour les limites de sécurité, le navigateur, les tentatives d’authentification et le type d’erreur.

• Préparer et exécuter votre demande : mesures précontractuelles et exécution du contrat de collecte que vous avez demandé.
• S’authentifier sur les portails et obtenir les documents sélectionnés : exécution de la demande et autorisation opérationnelle que vous nous donnez pour agir en votre nom.
• Traiter les paiements, émettre les factures et respecter les obligations fiscales : exécution du contrat et respect des obligations légales.
• Sécurité, prévention de la fraude et limites contre les abus : intérêts légitimes à protéger le service, les personnes concernées et les portails officiels.
• Répondre aux demandes d’assistance, aux réclamations ou aux autorités compétentes : exécution du contrat, intérêts légitimes et, le cas échéant, obligations légales.

La confirmation de lecture de la présente Politique n’est pas utilisée comme consentement général aux traitements nécessaires au service. Lorsqu’une opération nécessite un consentement, celui-ci sera demandé séparément et spécifiquement.

• Portails officiels : uniquement les données et identifiants nécessaires pour s’authentifier et obtenir les documents que vous avez sélectionnés.
• Prestataires techniques : services d’hébergement, de base de données, de stockage, de paiement, d’envoi de communications, de surveillance et de sécurité, tels que Supabase, Vercel, Railway et Stripe, lorsqu’ils sont nécessaires à la fourniture du service.
• Autorités publiques ou judiciaires : lorsqu’une obligation légale ou une décision valable l’exige.

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel. Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen ; dans ce cas, nous appliquons les mécanismes prévus par le RGPD, tels que les décisions d’adéquation ou les clauses contractuelles types.

Les prestataires techniques nécessaires peuvent inclure Supabase, Vercel, Railway, Stripe et Resend pour l’hébergement, les bases de données, le stockage, les paiements, les communications, le suivi et la sécurité.

Nous appliquons des mesures proportionnées au risque, notamment des communications protégées par TLS, la protection des identifiants temporaires pendant la collecte, des contrôles d’accès, des URL de téléchargement temporaires et des journaux de sécurité.

• Identifiants et codes de vérification : supprimés lorsque la collecte se termine, échoue ou est annulée.
• Documents payés : l’accès prend fin 48 heures après le paiement ; la suppression physique intervient lors du prochain nettoyage automatique, normalement sous une heure.
• Documents non payés : le délai de paiement prend fin 24 heures après la collecte ; les fichiers sont supprimés lors du prochain nettoyage.
• Fichiers partiels des demandes échouées ou annulées : supprimés dès la fermeture technique de la demande.
• Preuve de l’autorisation et de la commande : conservée pendant les délais de prescription applicables et tant qu’une réclamation ou un litige est en cours, puis supprimée ou anonymisée.
• Facturation et paiements : conservés pendant les délais fiscaux et comptables légaux.
• Journaux de sécurité : conservés 90 jours, sauf incident, fraude ou obligation légale justifiant une durée plus longue.
• Assistance et réclamations : conservées jusqu’à la clôture et pendant les délais nécessaires à la défense des droits.

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement, conformément au RGPD. Vous pouvez également retirer tout consentement spécifique que vous avez donné, sans affecter les traitements effectués avant son retrait.

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNPD.

Nous utilisons uniquement les cookies et technologies similaires nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, à la gestion de la session et à la prévention des abus. Si nous utilisons à l’avenir des cookies non essentiels, nous demanderons votre consentement lorsque la loi l’exige.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique pour des raisons légales, techniques ou de sécurité. La version applicable à votre demande est enregistrée avec la date et la version que vous avez confirmées dans le formulaire.

L’assistante est facultative. Nous envoyons à OpenAI votre texte, jusqu’à dix messages précédents, les identifiants des documents sélectionnés et les codes de la page publique consultée. Dans un guide, nous envoyons aussi le type de document du catalogue. Nous ne relions pas la conversation aux contacts, comptes ou demandes de collecte et n’incluons pas automatiquement les champs du formulaire, documents recueillis ou identifiants des portails. Nous n’envoyons pas l’adresse complète, les paramètres ou les jetons de la page. Le site reste utilisable sans conversation.

Nous enregistrons sur le serveur les questions acceptées, les réponses générées par Júlia et l’état des éventuels échecs, la langue, le chemin public validé de la page et les dates. Les messages sont regroupés par un identifiant aléatoire propre à cet onglet, sans lien avec votre IP, vos coordonnées, compte ou demande de collecte. Les enregistrements sont consultables pour examen pendant 30 jours à compter du début de la conversation. Ils deviennent ensuite indisponibles ; une tâche quotidienne supprime les enregistrements dont le délai est écoulé. Nous enregistrons aussi les options de réponse envoyées et, lorsque le navigateur transmet cette information, combien de boutons il a affichés et si la réponse a été saisie, choisie avec un bouton ou envoyée par un raccourci. Cela ne prouve pas que les options ont été vues ou lues. Nous conservons aussi les identifiants des documents suggérés, l’indication d’ajouter ou de retirer des documents ou de remplacer la sélection, ainsi que les actions proposées. Lorsque le navigateur nous transmet ces informations, nous enregistrons l’affichage de la proposition, le nombre de documents et d’actions affichés, les documents dont la sélection a été approuvée et la sélection résultante signalée, avec les dates correspondantes. Ces enregistrements n’autorisent ni collecte de documents ni paiement.

Avant l’enregistrement, le serveur filtre les données personnelles évidentes. Des noms, adresses ou autres données saisies librement peuvent passer : le filtre ne garantit pas un anonymat complet. Ne partagez ni données personnelles, ni mots de passe, ni codes. L’accès aux enregistrements est réservé aux personnes disposant de droits privilégiés.

Ces enregistrements servent à examiner les questions et améliorer l’aide. À sa demande, la personne responsable peut utiliser des outils d’IA comme Codex pour lire les messages filtrés conservés. Cet examen n’est pas automatique et nous n’utilisons pas ces enregistrements pour entraîner automatiquement des modèles.

La conversation visible reste en mémoire dans le navigateur et disparaît lorsque vous rechargez la page, quittez l’espace public ou fermez l’onglet. Cela n’efface pas les enregistrements du serveur, soumis au délai de consultation et à la suppression quotidienne indiqués. OpenAI peut conserver des journaux de sécurité selon les conditions du compte.

Pour améliorer le catalogue, nous conservons le nom générique des documents manquants, la finalité, la langue et la date, sans lien avec votre demande ou vos coordonnées. Une tâche quotidienne supprime ces enregistrements après 30 jours. Les limites utilisent un identifiant dérivé de l’IP par hachage avec secret afin de prévenir les abus.

L’assistant peut se tromper. Vérifiez les suggestions et la liste exigée par l’organisme destinataire. Ajouter une suggestion n’autorise ni collecte ni paiement.

Le navigateur mémorise que Júlia a déjà été présentée afin de ne pas ouvrir à nouveau le chat automatiquement. Cette préférence ne contient pas la conversation et peut être supprimée en effaçant les données du site.

Une commande de formulaires vierges uniquement ne nécessite aucun identifiant de portail officiel. Nous traitons les coordonnées, formulaires choisis, données de paiement et facturation et preuves des conditions et de la fourniture immédiate acceptées pour exécuter le contrat, fournir une assistance et respecter nos obligations légales.

Les données saisies dans le PDF en dehors de la plateforme ne nous sont pas transmises par cette saisie. La livraison du formulaire vierge ne nous permet pas de collecter ce contenu.

Les délais d’accès et de suppression des fichiers de commande s’appliquent aussi aux copies de formulaires préparées pour cette commande. Les originaux vierges du catalogue sans données client peuvent être conservés pour fournir le service. Les enregistrements de commande et d’acceptation suivent les durées indiquées dans cette Politique.