Informativa sulla privacy

PedirDocumentos.pt è una piattaforma tecnologica per acquisire automaticamente documenti ufficiali portoghesi, inclusi documenti o dati di pagamento di Autoridade Tributária, Segurança Social Direta, Banco de Portugal e Registo Predial Online/IRN.

Il titolare del trattamento dei dati propri della piattaforma è:

• Società: Além do Código, Lda.
• NIPC/NIF: 518014088
• Sede legale: Rua Dom Francisco Gomes, n.º 4, 1.º A, 8000-306 Faro, Portugal
• Email: geral@pedirdocumentos.pt
• Telefono: +351 967 015 157

La piattaforma tratta dati in due contesti con responsabilità diverse:

• Utenti e imprese registrati: quando un’impresa crea un account, acquista crediti, chiede assistenza, usa la pagina contatti o gestisce l’organizzazione, Além do Código tratta i dati di account e operazione come titolare.
• Clienti finali e acquisizioni: quando un’impresa crea clienti nel pannello o invia un link per acquisire documenti, decide finalità e uso dei dati e documenti. PedirDocumentos agisce come responsabile tecnico del trattamento su istruzione dell’impresa.

Quando un’impresa o un professionista crea un account o usa la piattaforma, possiamo trattare:

• nome, email, telefono, password cifrata e identificativi di autenticazione;
• NIF/NIPC, nome dell’organizzazione, attività professionale, indirizzo, città, codice postale ed email di fatturazione;
• dati di collaboratori o utenti associati all’organizzazione;
• richieste di contatto e assistenza, inclusi nome, email, motivo, messaggio e comunicazioni correlate;
• cronologia di uso dell’account, crediti, pagamenti, fatture, assistenza e impostazioni dell’organizzazione;
• dati tecnici come IP, registri di sicurezza, eventi di autenticazione, dispositivo, browser e date e orari.

Quando un’impresa crea clienti nel pannello o il cliente finale apre il suo link di acquisizione, trattiamo solo i dati necessari a eseguire la richiesta:

• nome, email, telefono, note e dati minimi del cliente o della richiesta forniti dall’impresa;
• documenti richiesti e stato dell’acquisizione;
• NIF, NISS, credenziali dei portali ufficiali e codici 2FA/SMS/email quando necessari;
• dati dell’immobile, del richiedente e riferimenti di pagamento necessari per Registo Predial Online/IRN;
• documenti acquisiti, file PDF, metadati, nomi dei file, dimensioni, tipi di documento e date e orari;
• dati tecnici necessari a sicurezza, prevenzione degli abusi e funzionamento del servizio.

Per sicurezza, diagnosi e prevenzione dei blocchi, possiamo trattare registri tecnici dell’acquisizione: identificativi della richiesta e dell’elaborazione, portale, stato del tentativo e tipo di errore. Non includono password o credenziali e non richiedono un identificativo basato sul NIF.

Trattiamo dati per le seguenti finalità:

• Gestione dell’account e fornitura della piattaforma: esecuzione del contratto o misure precontrattuali.
• Acquisizione di documenti su richiesta di un’impresa: istruzioni dell’impresa titolare del trattamento e autorizzazione o mandato indicato nel modulo.
• Pagamenti, crediti e fatturazione: esecuzione contrattuale e obblighi fiscali e contabili.
• Sicurezza e prevenzione di frodi e abusi: interesse legittimo e obbligo di proteggere sistemi e dati.
• Assistenza, comunicazione e miglioramento operativo: misure precontrattuali, esecuzione contrattuale e interesse legittimo a rispondere ai contatti, fornire assistenza e mantenere il servizio affidabile.
• Conformità legale e risposte alle autorità: obbligo legale ove applicabile.

Quando PedirDocumentos agisce come responsabile tecnico del trattamento, l’impresa richiedente deve garantire una base giuridica adeguata per richiedere, ricevere e usare i documenti del cliente.

• Credenziali dei portali ufficiali e codici 2FA: eliminati automaticamente quando il processo si conclude, fallisce o viene annullato.
• Dati di account e organizzazione: conservati finché l’account è attivo e per il tempo necessario a obblighi legali o tutela dei diritti.
• Richieste di contatto e assistenza: conservate per il tempo necessario a rispondere, seguire il rapporto e tutelare diritti, salvo obblighi legali o legittima necessità di conservazione più lunga.
• Clienti, acquisizioni e documenti: conservati nell’account dell’impresa fino alla cancellazione da parte dell’impresa o dell’utente, o alla chiusura dell’account, salvo obblighi legali o istruzioni valide contrarie.
• Pagamenti, fatture e registri contabili: conservati per i termini di legge applicabili.
• Registri tecnici e di sicurezza: conservati per il tempo necessario a sicurezza, audit, diagnosi e prevenzione degli abusi.
• Registri tecnici di autenticazione ed errori: conservati solo per il tempo necessario a sicurezza, audit, diagnosi e prevenzione dei blocchi nei portali ufficiali, di norma per un breve periodo.

Non vendiamo dati personali. Comunichiamo o rendiamo disponibili dati solo quando necessario:

• All’impresa richiedente: documenti, stato e metadati necessari alla pratica.
• Ai portali ufficiali: dati e credenziali necessari ad autenticarsi e acquisire i documenti richiesti.
• Ai fornitori di infrastruttura: servizi come Supabase, Vercel, Railway, Stripe e altri fornitori tecnici necessari a funzionamento, hosting, autenticazione, archiviazione, pagamenti, registri e sicurezza.
• Alle autorità pubbliche o giudiziarie: in presenza di obblighi legali o ordini validi.

I fornitori sono scelti in base a garanzie adeguate di sicurezza e protezione dei dati e usati solo per le finalità necessarie al servizio.

Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio economico europeo. In tali casi applichiamo meccanismi GDPR come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali tipo della Commissione europea e misure supplementari appropriate.

Applichiamo misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui:

• comunicazioni protette da TLS;
• cifratura delle credenziali temporanee durante l’elaborazione;
• cancellazione automatica di credenziali e codici temporanei al termine;
• separazione per organizzazione e politiche di accesso;
• controllo dei permessi, monitoraggio operativo e registri di sicurezza;
• URL firmati con validità limitata per i download, ove applicabile.

Ai sensi del GDPR, puoi esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, e revocare il consenso se il trattamento si basa su di esso.

Per dati di account e funzionamento della piattaforma, contattare geral@pedirdocumentos.pt.

Per documenti o richieste di un’impresa, può essere necessario contattarla direttamente. Se contatti PedirDocumentos, possiamo assisterti o inoltrare la richiesta all’impresa responsabile, che risponde dell’uso dei documenti e del rapporto con il cliente.

Puoi presentare un reclamo alla CNPD su www.cnpd.pt.

Usiamo cookie e tecnologie simili necessari a funzionamento, autenticazione, sicurezza, sessioni, prevenzione degli abusi e preferenze essenziali, inclusa la visualizzazione dell’avviso sui cookie.

Attualmente non usiamo cookie di analisi, pubblicità o marketing. Se introdurremo cookie non essenziali, forniremo informazioni preventive e richiederemo il consenso quando previsto dalla legge.

La piattaforma non è destinata all’uso diretto da parte di minori. Imprese e utenti non devono richiedere, inserire o trattare dati senza legittimazione, autorizzazione o base giuridica adeguata.

Possiamo aggiornare questa informativa per modifiche legali, tecniche o operative. La versione vigente sarà sempre disponibile qui. Modifiche rilevanti potranno essere comunicate agli utenti registrati con mezzi ragionevoli.

• Società: Além do Código, Lda. (NIPC 518014088)
• Email: geral@pedirdocumentos.pt
• Telefono: +351 967 015 157
• Indirizzo: Rua Dom Francisco Gomes, n.º 4, 1.º A, 8000-306 Faro, Portugal

L’assistente è facoltativo. Inviamo a OpenAI ciò che scrivi, fino a dieci messaggi precedenti, gli identificativi dei documenti selezionati e i codici della pagina pubblica attuale. In una guida, anche il tipo di documento del catalogo. Non colleghiamo la conversazione a contatti, account o richieste di raccolta e non includiamo automaticamente campi del modulo, documenti raccolti o credenziali dei portali. Non inviamo l’indirizzo completo, i parametri o i token della pagina. Puoi usare il sito senza conversare.

Salviamo sul server le domande accettate, le risposte generate da Júlia e lo stato di eventuali errori, la lingua, il percorso pubblico convalidato della pagina e le date. I messaggi sono raggruppati tramite un identificativo casuale di questa scheda, senza collegarli a IP, contatto, account o richiesta di raccolta. I record sono disponibili per la revisione per 30 giorni dall’inizio della conversazione. Poi non sono più disponibili; un’attività giornaliera elimina i record il cui termine è scaduto. Registriamo anche le opzioni di risposta inviate e, quando il browser comunica queste informazioni, quanti pulsanti ha mostrato e se la risposta è stata digitata, scelta con un pulsante o inviata tramite una scorciatoia. Questa informazione non dimostra che le opzioni siano state viste o lette. Conserviamo anche gli identificativi dei documenti suggeriti, l’indicazione di aggiungere o rimuovere documenti o sostituire la selezione e le azioni proposte. Quando il browser ci comunica queste informazioni, registriamo se la proposta è stata mostrata, il numero di documenti e azioni mostrati, i documenti la cui selezione è stata approvata e la selezione risultante comunicata, con le rispettive date. Queste registrazioni non autorizzano il recupero di documenti né pagamenti.

Prima di salvare, il server filtra i dati personali evidenti. Nomi, indirizzi o altri dati scritti liberamente possono sfuggire: il filtro non garantisce un anonimato completo. Non condividere dati personali, password o codici. L’accesso ai record è riservato alle persone con autorizzazioni privilegiate.

Usiamo questi record per esaminare le domande e migliorare l’aiuto. La persona responsabile può, su propria richiesta, usare strumenti di IA come Codex per leggere i messaggi filtrati conservati. L’esame non è automatico e non usiamo i record per addestrare automaticamente modelli.

La conversazione visibile resta nella memoria del browser e scompare ricaricando la pagina, uscendo dall’area pubblica o chiudendo la scheda. Questo non elimina i record sul server, soggetti al periodo di revisione e alla cancellazione giornaliera indicati. OpenAI può conservare registri di sicurezza secondo le condizioni dell’account.

Per migliorare il catalogo, salviamo il nome generico dei documenti mancanti, scopo, lingua e data, senza collegarli alla richiesta o ai contatti. Un’attività giornaliera li elimina dopo 30 giorni. I limiti d’uso utilizzano identificativi derivati dall’IP tramite hash con segreto per prevenire abusi.

L’assistente può sbagliare. Verifica i suggerimenti e l’elenco richiesto dal destinatario. Aggiungere un suggerimento non autorizza acquisizioni o pagamenti.

Il browser ricorda che Júlia si è già presentata, così la chat non si apre di nuovo automaticamente. Questa preferenza non contiene la conversazione e può essere rimossa cancellando i dati del sito.